Thông tin về bảng mô tả công việc. Cách viết bảng mô tả công việc hoàn chỉnh

115 Lượt xem

Đối với cả nhà tuyển dụng lẫn các ứng viên thì đều không thể phủ nhân vai trò của bảng mô tả công việc. Bảng mô tả công việc được xem là “sợi chỉ” giúp hai bên xích lại gần nhau hơn. Chính vì vậy mà việc viết bảng mô tả công việc ngày càng được nhà tuyển dụng chú trọng hơn. Sau đây là cách cách để bạn có một bảng mô tả công việc hoàn chỉnh.

1. Khái niệm bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc là dạng tài liệu mô tả chi tiết nội dung công việc, nhiệm vụ hay trách nhiệm của một vị trí công việc do một người nào đó đảm nhiệm bắt buộc phải hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất.

bảng mô tả công việc là gì

2. Vai trò của bảng mô tả công việc 

- Giúp nhà tuyển dụng dễ dàng trong việc truyền đạt thông tin tuyển dụng đến với các ứng viên, điển hình là việc mô tả chi tiết yêu cầu công việc phải làm của vị trí tuyển dụng đó. Điều này đã giúp cho nhà tuyển dụng rút ngắn thời gian trong việc chọn lọc các ứng viên phù hợp.

- Giúp các ứng viên có tự đánh giá khả năng của bản thân đối với vị trí công việc , biết được mình có thể đáp ứng được công việc mà nhà tuyển dụng đưa ra hay không . Tóm lại, thông qua bảng mô tả công việc, các ứng viên mới có thể đưa ra quyết định chọn vị trí công việc đó hay không.

vai trò của bảng mô tả công việc

- Là cơ sở cho nhân viên hiểu rõ về nhiệm vụ của mình phải làm trong vị trí công việc đó.

- Qua bảng mô tả công việc còn giúp các ứng viên hiểu rõ hơn về đặc điểm, lĩnh vực hoạt động của công ty. Từ đây, ứng viên cũng có thể xác định được đây có phải là lĩnh vực mà mình đang yêu thích, đang hướng tới không.

Có thể nói bảng mô tả công việc không chỉ là bảng thỏa thuận giữa nhà quản lý và nhân viên, mà còn yếu tố để nhà tuyển dụng tìm được các ứng viên phù hợp, các ứng viên lựa chọn được đúng vị trí công việc.

>> Xem thêm: Cách viết CV chăm sóc khách hàng với bản mô tả công việc siêu chuẩn làm hài lòng mọi nhà tuyển dụng ngay tại đây.

3. Nội dung của bảng mô tả công việc

- Mục tiêu công việc 

- Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc

nội dung của bảng mô tả công việc

- Bộ phận đào tạo

- Yêu cầu năng lực

4. Các bước viết bảng mô tả công việc

Để có được bảng mô tả công việc hoàn chỉnh, biểu hiện rõ được thông điệp mình muốn gửi gắm vào bảng mô tả, người viết cần có  xác định các bước trình bày rõ ràng.

Bước 1: Lập kế hoạch 

Bất kể khi làm một vấn đề gì thì bạn cũng nên chuẩn bị trước mọi thứ. Đối với bảng báo cáo công việc, bạn cần xác định được trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá. Bạn nên lập kế hoạch theo khung sau:

- Vị trí công việc đó nhằm mục đích gì trong hoạt động của công ty. Đây chính là phần nhiệm vụ của người đảm nhiệm vị trí công việc này.

- Người đảm nhận vị đó cần phải làm gì để hoàn thành tốt công việc của mình. Hay nói cách khác đây chính là phần trách nhiệm.

- Người quản lý sẽ kiểm tra chất lượng kết quả công việc dựa trên yếu tố nào.

Bước 2: Thu thập thông tin

Điều quan trọng trong bước này đó chính là người viết phải có đầy đủ thông tin để mới có thể đưa công việc vào một nhóm công việc nào đấy, mà tại đây các công việc có liên quan với nhau về mặt cơ cấu tổ chức, mối quan hệ.

các bước viết bảng mô tả công việc

Bước 3: Phác thảo bảng mô tả công việc 

Sau khi đã thu thập được thông tin cần thiết, người viết phải dựa vào những thông tin đó để vẽ ra một bức tranh bao quát về nội dung của bảng mô tả công việc. 

Người viết nên thảo luận với người quản lý chính tại vị trí công việc đó để có được một bảng mô tả công việc chặt chẽ nhất.

Bước 4: Phê chuẩn bảng mô tả công việc

Người đảm nhận viết bảng mô tả công việc và người quản lý công việc phải cùng nhau thảo luận và cùng đồng ý về bảng phác thảo của bảng mô tả công việc. Người viết và người quản lý phải cũng thống nhất trong việc xử lý khó khăn, rủi ro khi bảng mô tả công việc có nảy sinh vấn đề.

Người viết cần đảm bảo những công việc trong bảng mô tả khi được mang ra thực thi phải suôn sẻ, trình tự công việc hợp lý, không bị chồng chéo lên nhau.

5. Mẹo viết bảng mô tả công việc 

- Mục tiêu công việc 

Khi viết mục tiêu công việc, bạn phải trả lời được câu hỏi “vị trí công việc này có ý nghĩa gì đối với công ty”. Mục tiêu công việc trong bảng mô tả công việc phải phù hợp với các chức năng, lĩnh vực hoạt động của công ty. 

- Chức năng và nhiệm vụ

Mỗi vị trí công việc sẽ có một chức năng và nhiệm vụ riêng, được phân bổ theo chức năng của từng bộ phận trong công ty. 

Để thể hiện rõ chức năng của từng vị trí công việc, thì trước tiên nhân viên cần hoàn thành nhiệm vụ được giao của mình. Hay nói một cách dễ hiểu thì chức năng chính là sự kết hợp của các nhiệm vụ lại với nhau.

Khi trình bày chức năng và nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc, bạn cần sắp xếp chúng một cách hợp lý, thường thì sẽ được nhà quản lý sắp xếp theo thứ tự thực hiện công việc trong một ngày của nhân viên.

Bạn cũng nên chú ý trong việc liệt kê danh sách nhiệm vụ, các nhiệm vụ phải được liệt kê đầy đủ, tránh việc mô tả một công việc quá rườm rà nhưng lại thiếu một nhiệm vụ nào đó.

mẹo viết bảng mô tả công việc

- Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm được mô tả phải phù hợp với chức năng và nhiệm của của vị trí công việc đó. Mỗi cá nhân được thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn được trao cho, đồng thời nhân viên cũng là người phải chịu trách nhiệm với kết quả mình làm ra từ nhiệm vụ đó.

Thông thường thì quyền hạn của nhân viên sẽ là nguồn lực tài chính, nhân sự, quyền hạn về đại diện ký kết bản hợp đồng, văn bản, quyết định. Trong khí đó, trách nhiệm lại mang tính chất về tài sản, pháp lý, tài chính.

- Yêu cầu công việc 

Để có thể mổ tả năng những yêu cầu về năng lực thì người viết phải nhấn mạnh rằng đây là những năng lực tối thiểu đối với vị trí công việc. Năng lực được thể hiện qua nhiệm vụ ban đầu được nêu. 

Các yêu cầu về năng lực thường bao gồm học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng.

Như vậy, có thể thấy để có được bảng mô tả công việc hoàn chỉnh, bạn cần phải trình bày nội dung thông tin rõ ràng hơn với việc liệt kê danh sách công việc của mỗi vị trí.

6. Những lưu ý khi viết bảng mô tả công việc

Tuy bảng mô tả công việc chỉ đơn giản là tóm tắt những trách nhiệm và kinh nghiệm, kỹ năng của một nhân viên hay đối với các ứng viên.

Sau đây là các điều lưu ý khi bạn viết bảng mô tả công việc.

- Viết cụ thể

Đối với một bảng mô tả công việc, nếu như bạn viết chung chung thì ứng viên sẽ mơ hồ với những nhiệm vụ mà mình phải đảm nhận khi làm tại vị trí đó. Chính vì vậy mà trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ phải giải thích lại vị trí công việc cho các ứng viên hiểu.

Không những vậy, một bảng mô tả công việc chung chung sẽ còn khiến các ứng viên hiểu lầm tính chất của công việc, dẫn đến việc họ ứng tuyển vào vị trí không phù hợp với khả năng và sở thích của bản thân. 

Tuy nhiên, người viết cũng không nên dùng các từ ngữ mang tính “sáo ngữ” làm cho ứng viên hoang mang, khó hiểu mà nên đi thẳng trực tiếp vào chi tiết công việc.

- Nêu lên vai trò của vị trí cần tuyển dụng

Bất kể ai thì đều mang tâm lý chung khi đi tìm việc đó là mình sẽ được làm gì, vị trí của mình có vai trò như thế nào đối với công ty. Đây cũng chính là một trong các yếu tố giúp ứng viên xác định được vị trí tuyển dụng có thể giúp họ phát triển và đạt được mục tiêu trong trong tương lai hay không, khả năng thăng tiến của họ có cao không và điều quan trọng là giúp ứng viên biết được khả năng của mình có phù hợp với vị trí công việc đó hay không. 

lưu ý khi viết bảng mô tả công việc

Cho nên, bạn nên đề cập rõ vấn đề định hướng trong tương lai của vị trí công việc mang lại cho bạn. Ví dụ như với công việc đấy, tại vị trí đấy thì sau bao năm nữa người làm sẽ được cân nhắc lên chức. Hoặc có thể đề cập tới vấn đề việc mở rộng nghề nghiệp từ công việc này. Sau khi làm công việc này, người làm có thể làm được một số công việc liên quan.

- Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí tuyển dụng

Làm sao để có thể biến bảng mô tả công việc đơn giản, thô sơ thành những “món ăn” đa dạng, hấp dẫn là điều không phải ai cũng làm được.

Vậy nên, ngoài việc đưa ra mức lương hấp dẫn ra thì bạn cũng nên giới thiệu qua về môi trường làm việc của công ty. Bởi ai cũng muốn mình được làm trong môi trường chuyên nghiệp, vui vẻ mà không áp lực. Bạn có thể tạo ấn tượng thông qua việc viết vài dòng để mô tả văn hóa của công ty, viết những gì nổi trội mà công ty có.

Đặc biệt, bạn có thể tận dụng cơ hội này để tiếp thị cho nhiều người biết đến những điểm mạnh của công ty.

>> Tham khảo: SEO hiện nay là một nghề khá hot được nhiều nạ trẻ lựa chọn theo đuổi, xem ngay mẫu CV SEO website được thiết kế đẹp mặt trên timviec365 và tìm thử cho mình công việc SEO nhé.

7. Mẫu bảng mô tả công việc đầy đủ nhất

- Thông tin chung

Trước tiên, bạn cần dành ít thời gian để viết thông tin. Thông tin chính của bảng mô tả công việc chính là những yêu cầu về vị trí công việc, người trực tiếp quản lý, phòng ban, thời gian và địa điểm làm việc. Bạn có thể giới thiệu qua về cơ cấu tổ chức và sơ đồ bộ phận của công ty.

- Mục đích công việc

Vị trí công việc có ý nghĩa gì đối với hoạt động của công ty.

- Nhiệm vụ 

Miêu tả chi tiết từng nhiệm vụ mà nhân viên phải đam nhân dựa vào danh sách công việc của vị trí đó.

mẫu bảng mô tả công việc

- Điều kiện làm việc

Người làm phải làm bao nhiêu ngày trên một tuần, bao nhiêu giờ trên một ngày.

Khi đảm nhận ở vị trí này, người làm có cần phải mang theo dụng cụ, thiết bị gì hay không.

- Tiêu chuẩn của vị trí công việc

Tùy vào vị trí công việc sẽ có những tiêu chuẩn riêng, một số tiêu chuẩn thường có như:

+ Trình độ học vấn

+ Kỹ năng ngoại ngữ

+ Kỹ năng tin học

+ Kinh nghiệm làm việc

+ Một số yêu cầu khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm,...

8. Một số ví dụ bảng mô tả công việc trong các vị trí

8.1. Việc làm nhân sự

8.1.1. Thông tin chung

- Vị trí : nhân viên nhân sự

- Bộ phận: hành chính nhân sự

- Người quản lý trực tiếp : Nguyễn Văn A

8.1.2. Mục tiêu công việc

- Quản lý hoạt động nhân sự trong công ty.

Chịu trách nhiệm trong việc tuyển dụng nhân lực cho công ty

Lập bảng đánh giá năng lực cho từng nhân viên mới để bộ phận kế toán đưa ra mức lương hợp lý cho nhân viên.

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ liên quan đến công nhân viên toàn công ty.

- Lên kế hoạch tổ chức đào tạo cho nhân viên mới vào công ty, nâng cao trình độ cho các nhân viên trong công ty.

- Quản lý trang thiết bị, dụng cụ của công ty.

- Tiếp nhận các công văn gửi đến, gửi đi. Phân loại các công văn theo từng dạng, sau đó lưu trữ các công văn vào phần mềm máy tính.

- Xây dựng thời gian, địa điểm tổ chức họp và sự kiện.

bảng mô tả công việc của nhân viên nhân sự

8.1.3. Tiêu chuẩn

- Trình độ học vấn/chuyên môn

Có bằng Cao đẳng trở lên thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, hành chính văn phòng.

- Kỹ năng

Kỹ năng ngoại ngữ đạt bằng B1

Kỹ năng tin học: thành thạo tin học văn phòng

- Kinh nghiệm

Đã làm ở các vị trí có liên quan ít nhất 1 năm

8.2. Bảng mô tả công việc của nhân viên kinh doanh

8.2.1. Thông tin chung

- Vị trí: nhân viên kinh doanh

- Bộ phận: Phòng kế hoạch thị trường

- Người quản lý trực tiếp: Trưởng phòng kinh doanh Nguyễn Văn B

8.2.2. Nhiệm vụ

- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu thị trường và các đối thủ cạnh tranh về sản phẩm/dịch vụ.

- Đưa ra các định hướng, kế hoạch quảng bá sản phẩm/dịch vụ và đưa thương hiệu của công ty đến với người tiêu dùng.

- Giới thiệu, tư vấn cho khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty.

- Giải đáp mọi thắc, khiếu nại của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty.

- Tìm kiếm, thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng.

- Thay mặt công ty gặp gỡ, trao đổi, thỏa thuận với đối tác, khách hàng trong việc ký hợp đồng.

bảng mô tả công việc của nhân viên kinh doanh

8.2.3. Chỉ tiêu

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp cấp bậc Cao đẳng trở lên chuyên ngành kinh doanh, kỹ thuật, thương mại.

- Kỹ năng

Sử dụng thành thạo tin học văn học.

Kỹ năng ngoại ngữ: có khả năng giao tiếp tốt, đạt bằng B1

- Kinh nghiệm

Có ít nhất 1 năm trong lĩnh vực kinh doanh

- Yêu cầu khác: khả năng làm việc nhóm, khả năng làm việc độc lập, chăm chỉ và có nhiệt huyết trong công việc

Qua bài viết trên, chắc bạn đã có thể hiểu rõ hơn về bảng mô tả công việc cũng như tầm quan trọng của nó trong cuộc sống. Giúp bạn dễ dàng viết bảng mô tả công việc hoàn chỉnh.

Mo-ta-cong-viec.doc